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Der Verwalter in der Praxis: Kleiner Ratgeber

Gesetzliche Grundlagen

Bei der WEG-Verwaltung benennt das Wohnungseigentumsgesetz Aufgaben und Befugnisse des Verwalters (§§ 20, 24, 26, 27, 28 WEG). Im Fall der Miet- und Sondereigentumsverwaltung ist das Bürgerliche Gesetzbuch (§§ 535 ff. BGB) die verbindliche Grundlage. In beiden Fällen werden die gesetzlichen Regelungen durch einen Verwaltervertrag ergänzt. Darüber hinaus ergeben sich im Rahmen der WEG-Verwaltung die Aufgaben des Verwalters auch aus der Teilungserklärung und der Gemeinschaftsordnung sowie aus getroffenen Vereinbarungen und Beschlüssen der WEG.

Verwaltervertrag

Verwalterverträge können grundsätzlich frei ausgehandelt werden. Dieser Vertrag unterscheidet deutlich zwischen den Grundleistungen und den (kostenpflichtigen) Zusatzleistungen. 

Grundleistungen

Mit der regelmäßig gezahlten Verwaltervergütung sind Grundleistungen abgedeckt, die im Verwaltervertrag vereinbart wurden. Diese sollten möglichst detailliert aufgeführt sein. In der Regel umfassen diese die Vorbereitung und Abwicklung der Eigentümerversammlung, die Verwaltung der gemeinschaftlichen Gelder einschließlich der Erstellung eines Wirtschaftsplans und einer Jahresabrechnung sowie den Abschluss von Verträgen, wie beispielsweise Versicherungs- und Wartungsverträge.

Zusatzleistungen

Zusatzleistungen werden in Verwalterverträgen auch als besondere Leistungen, Mehrleistungen oder Sonderleistungen bezeichnet. Sie werden üblicherweise für Arbeiten vereinbart, die nicht permanent anfallen, wie zusätzliche Eigentümerversammlungen, Gerichtsverfahren und größere Baumaßnahmen. Diese Leistungen müssen bei Inanspruchnahme zusätzlich zur Grundvergütung erstattet werden.

Verwaltervergütung

Das Honorar des Verwalters hängt vom Umfang der Tätigkeit sowie der Größe und der Lage der Wohnanlage ab. Die Vergütung wird meist pro Wohnungseinheit und Monat berechnet. In der WEG-Verwaltung sind je nach Größe der Anlage und Region zwischen 19 und 36 Euro pro Wohneinheit üblich. Die Praxis zeigt: je kleiner die Eigentümergemeinschaft desto höher die Kosten für den einzelnen Eigentümer. Bei Anlagen mit weniger als 10 Wohnungen sind 36 Euro und mehr üblich.

In der Mietverwaltung liegen die monatlichen Pauschalsätze zwischen 22 und 31 Euro pro Einheit – auch hier abhängig von der Größe der Wohnanlage. Vereinzelt wird die Verwaltervergütung auch Anhand der Mieteinnahmen berechnet. Die Sätze liegen dann zwischen 4 und 8 Prozent.

Termine

Als Grundleistungen der Verwaltung sollten folgende Termine eingehalten werden: 

  • WEG-Verwaltung: Vorlage der Jahresabrechnung für Wohnungseigentumsanlagen bis spätestens zum 30. Juni des Folgejahres.
  • Mietverwaltung: Vorlage der Betriebs-/ Nebenkostenabrechnung für Mieter bis spätestens zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums.

 

Ausbildung

Ideal für die Ausübung der Tätigkeit als Immobilienverwalter ist die Ausbildung zur/m Immobilienkauffrau/-mann. Aber ebenso stellen immobilienwirtschaftliche und kaufmännische Studiengänge sowie fachspezifische Aus- oder Weiterbildungen eine gute Grundlage für die Tätigkeit dar. Verwalter sollten aufgrund sich ständig ändernder Gesetzeslagen regelmäßig Fortbildungen besuchen. Da der Abschluss dieser in der Regel mit Zertifikaten bezeugt wird, kann vom Verwalter die Vorlage solcher Bescheinigungen erwartet werden. 

Rechtsform

Die gängigste Rechtsform professioneller Verwaltungsunternehmen ist die GmbH – rund 60 Prozent aller Verwaltungen firmieren als GmbH. Da die Mehrheit der Verwaltungen kleine Unternehmen sind, firmieren darüber hinaus knapp ein Drittel als Einzelunternehmen, bzw. Personenfirma. Die Übrigen rund 10 Prozent verteilen sich auf Personengesellschaften (z.B. OHG), Genossenschaften oder sonstige Rechtsformen. Nicht wirksam als Verwalter einer WEG bestellt werden können Unternehmen, die als GbR firmiert sind.

Qualifikationsnachweis

Eine umfassende Auflistung notwendiger Qualifikationen von Immobilienverwaltern finden Sie in der DDIV-Verwaltercheckliste DDIV. Generell können vom Verwalter vor der Bestellung folgende Unterlagen verlangt werden:

  • Nachweis eines einwandfreien Führungszeugnisses 
  • steuerliche Unbedenklichkeitsbescheinigung
  • Vorlage einer Schufa-Auskunft ohne Negativ-Eintrag oder entsprechende Selbstauskunft über geordnete Vermögensverhältnisse
  • Nachweis einer Vermögensschadenhaftpflichtversicherung
  • Nachweis einer Vertrauensschadenversicherung
  • Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung

 

Büro

Ein Büro in der Nähe des Verwaltungsobjektes ist vorteilhaft. Bei gut organisierten Verwaltern ist eine Wegstrecke bis zu einer halben Autostunde nicht nachteilig. Die Bürozeiten sollten die Bedürfnisse sowohl von Eigentümern als auch von Mietern berücksichtigen. Eine Notrufbereitschaft ist empfehlenswert.

Zugehörigkeit zu einem Verband

Ein verlässliches Qualitätsmerkmal einer Verwaltung ist die Mitgliedschaft in einem der DDIV-Landesverbände. Denn organisierte Verwalter verpflichten sich mit der Anerkennung einer strengen Berufsordnung und eines Verhaltenskodexes zu Qualität, Professionalität und Förderung eines berufswürdigen Verhaltens.

Zusammenfassung

Für die Auswahl des Verwalters müssen sich Eigentümer im Vorfeld der Wahl ausreichend Zeit nehmen. Eine zehnminütige Kurzvorstellung eines Verwalters bei einer Eigentümerversammlung sollte ebenso nicht das alleinige Kriterium für die Wahl sein wie die geringste Verwaltervergütung. Allein ein professioneller und hauptberuflicher Immobilienverwalter erbringt eine qualitativ hochwertige Dienstleistung, die den Werterhalt und die Wertsteigerung der Immobilie und somit des Vermögens langfristig sichert.

20.06.2017

Weiterbildungspflicht statt Sachkundenachweis für Verwalter und Makler

Eine Pflicht zur Weiterbildung statt einem Sachkundenachweis und die Einbeziehung auch von Mietverwaltern – dies sind die Eckpunkte einer Einigung der Koalitionsfraktionen über die Ausgestaltung der Berufszulassung von Immobilienverwaltern und Maklern. Am 22. Juni stimmt der Bundestag über das Gesetz ab.

Berufshaftpflichtversicherung

Immobilienverwalter sollen künftig ihre Zuverlässigkeit, geordnete Vermögensverhältnisse und den Abschluss einer Berufshaftpflichtversicherung nachweisen müssen, um eine Erlaubnis für ihre Tätigkeit zu erhalten. Statt des geplanten Sachkundenachweises für Verwalter und Makler soll es eine Weiterbildungspflicht geben.

Hierauf haben sich Union und SPD verständigt und ihre Differenzen über die Einführung eines Sachkundenachweises und einer Berufszulassung für Immobilienverwalter und Makler beigelegt. Das hat der Dachverband Deutscher Immobilienverwalter (DDIV) mitgeteilt. Der Gesetzentwurf steht am 22.6.2017 zur endgültigen Abstimmung auf der Tagesordnung des Bundestages.

Weiterbildungspflicht statt Sachkundeprüfung

Der ursprüngliche Gesetzentwurf sah vor, dass Immobilienverwalter und Makler künftig einen Sachkundenachweis erbringen müssen, um eine Erlaubnis für ihre Tätigkeit bekommen zu können. Dieser Passus wurde aus dem Gesetzentwurf gestrichen. Stattdessen soll eine Weiterbildungspflicht eingeführt werden. 20 Stunden Fortbildung innerhalb von drei Jahren sollen für Verwalter und Makler obligatorisch werden. Gewerbetreibende mit staatlich anerkanntem Aus- oder Fortbildungsabschluss wie einem Immobilienkaufmann oder Immobilienfachwirt sollen in den ersten drei Jahren nach Aufnahme ihrer erlaubnispflichtigen Tätigkeit von der Weiterbildungspflicht befreit sein.

Das gleiche gilt entsprechend für unmittelbar bei der erlaubnispflichtigen Tätigkeit mitwirkende beschäftigte Personen. Für Gewerbetreibende (Makler und Verwalter), die nach gewerberechtlichen Grundsätzen eine juristische oder natürliche Person sein können, reicht es dabei aus, wenn eine angemessene Zahl von vertretungsberechtigten Aufsichtspersonen die Weiterbildung absolviert.

Außerdem sollen Verwalter verpflichtet werden, über absolvierte Fortbildungen zu informieren und so Verbrauchern ermöglichen, sich ein eigenes Bild über die fachliche Qualifikation zu machen.

Die Einzelheiten zur Weiterbildungspflicht sollen in einer Rechtsverordnung geregelt werden.

Mietverwalter werden einbezogen

Eine weitere wesentliche Änderung gegenüber dem ursprünglichen Gesetzentwurf ist die Einbeziehung von Mietverwaltern in die Erlaubnispflicht, wie sie der DDIV und der Deutsche Mieterbund gefordert hatten. Hierfür wird im Gesetz der Begriff "Wohnimmobilienverwalter" eingeführt.

Übergangsfrist neun Monate